10 Regeln für Deine perfekte Powerpoint Präsentation

Die perfekte Powerpoint Präsentation kann Deinen Vortrag unterstützen und verstärken. Doch ich schreibe hier bewusst „kann“, denn die meisten Redner bevorzugen es anscheinend ihr Publikum mit einer endlosen Parade von Aufzählungspunkten, unverständlichen Grafiken, nutzlosen Agenden und mit Text vollgestopften Slides zu quälen.

Und spätestens nach der hundertesten Folie in der Stunde wird auch der hartgesottenste Zuhörer nach seinem Smartphone greifen wie nach einem Rettungsring beim Untergang der Titanic.

Damit dieses nicht auch Deinem Publikum passiert, erfährst Du in diesem Artikel im Bereich Kommunikation, wie ein perfekte Powerpoint Präsentation aussehen muss, damit Dein Vortrag Deine Zuhörer an Deinen Lippen kleben lässt.

01. Wie viele Folien sind optimal?

Es geht beim Thema nach der optimalen Anzahl von Folien ein hartnäckiges Gerücht um die Welt. Dieses besagt, dass eine Folie pro Minute die ideale Anzahl für eine perfekte Powerpoint Präsentation ist. Manche Gegner von diesem Gerücht sagen, fünf Folien pro 30 Minuten wären besser. Andere Reden von 10 Folien innerhalb einer halben Stunde.

Die Antwort aber lautet darauf wie so oft: Es kommt darauf an. Auf das Publikum, auf das Thema und den Kontext. Und am Ende ist die Anzahl Deiner Folien nicht so wichtig. Sondern viel wichtiger ist das Design und der Einsatz der Slides. Dein Publikum sieht lieber 30 hochwertige Folien in einem 15 Minuten Vortrag als 15 schlechte Slides.

Ein weiterer Punkt ist, dass Folien praktisch kostenlos sind. Ob Du nun 100 oder nur 20 Folien verwendest, kostet Dich außer Zeit das gleiche. Also nutze sie! Anstatt also einen halben Roman auf ein Slide zu packen, verwende pro Gedanken eine Folie.

Trotzdem solltest Du die Zeit nicht vergessen. 100 Folien in 10 Minuten überfordern nicht nur Dich, sondern auch Dein Publikum. Deshalb sollte für eine perfekte Powerpoint Präsentation die Devise immer lauten: Verwende so viele Folien wie nötig, aber auf keinen Fall wie möglich!

02. Mach Dich nicht überflüssig

Ist es nicht merkwürdig? Die Menschen wollen schöne übersichtliche Slides. Aber wenn Sie selbst vorne stehen, präsentieren Sie nichts als Buchstabenwüsten – trocken und nur wenig Aussicht auf Oasen.

Doch bedenke, je mehr Dein Publikum versucht, Deine Folien zu lesen oder komplexe Graphiken zu verstehen, desto weniger wird es Dir zuhören. Und sollten ihnen dann die Augen von vielen Kleingedruckten tränen, werden Sie sich wieder ihrem Smartphone zuwenden oder den Schlaf von letzter Nacht nachholen.

Und wenn alles wichtige, was Du zu sagen hast, schon auf Deinen Folien steht, wozu braucht Dein Publikum Dich noch? Darum halte Deine Folien klar und übersichtlich!

Du kannst ja für Dich und für das Handout alle wichtigen Informationen in den Notizbereich einfügen. So bleiben diese für Dein Publikum während der Präsentation verborgen, aber sie erscheinen dann im Handout und Du kannst sie auf Deinem Monitor sehen.

03. Schreibe groß

Für die wirklichen Vortragseliten gilt eine Regel für die perfekte Powerpoint Präsentation: Nicht kleiner als 30 Punkte Schriftgrößen!

Und dies aus zwei Gründen:

  • Zum Einem müssen die Zuhörer in den hinteren Reihen sich nicht erst ein Opernglas kaufen, um die Schrift lesen zu können.
  • Zum Anderen hält eine große Schriftgröße davon ab, die Folien unnötig voll zu machen.

Aber aufgepasst: Powerpoint verkleinert die Schriftgröße automatisch, falls der Text zu viel für den Slide wird. Und so kann es passieren, das Du einen Punkt nach dem anderen in die Folie schreibst und so zum Beispiel plötzlich bei einer 24 Punkt Schriftgröße ankommst, anstatt Deiner 30 Punkt Schriftgröße.

04. Mit oder ohne, das ist hier die Frage

Die Designwelt streitet sich um das Thema wie Hund und Katz. Sind Schriftarten mit Serifen oder ohne Serifen für die perfekte Powerpoint Präsentation besser geeignet.

Laut vielen Studien ist die Lage klar: Serifenschriftaren sind besser zu lesen. Dabei sind Serifen die kleinen Linien am Ende der Buchstaben, wie bei dieser Schriftart, die Du gerade liest.

Doch Vorsicht: Wenn Du es mit veralteter Technik zu tun bekommen, empfiehlt es sich, serifenlose Schriftarten zu verwenden. Da bei älteren oder billigen Beamern zum Beispiel die Pixeldichte nicht ausreicht, um die kleinen Serifen problemlos darzustellen.

In diesem Zusammenhang noch ein kleiner Tipp für Dich von mir: Auf der Webseite von Font Squirrel kannst Du kostenlos hunderte von sehr schönen Schriftarten herunterladen, die auch frei zur gewerblichen Nutzung sind.

05. Was Aufzählungen und Schafe zählen gemeinsam haben

Nicht nur, das beide etwas mit zählen zu tun haben, sondern zu viel davon führt in den direkten Tiefschlaf. Deshalb solltest Du Aufzählungen für die perfekte Powerpoint Präsentation richtig einsetzen, wenn Du sie verwendest:

  1. Verwende Aufzählungen sporadisch.
  2. Verteile Aufzählungen über die gesamte Präsentation.
  3. Aufzählungen sollten nur die Essenz in wenigen Worten oder auch nur einem Wort enthalten, über die Du dann ausführlich in Deinem Vortrag erzählst.
  4. Verwende die „Fade“ Animation (jeder Punkt wird einzeln eingespielt), damit Dein Publikum nicht gleich über alle Aufzählungen drüber liest, während Du noch beim ersten Punkt bist.

06. Der Test

Teste die Folien auf gute Lesbarkeit, bevor Du sie verwendest. Dazu gehst Du einfach drei Meter von Deinem Laptop oder fünf Meter bei einem großen Computerbildschirm weg. Wenn Du die Folien dann noch gut lesen kannst, ist das ein guter Hinweis dafür, dass auch noch die Zuschauer in der letzten Reihe diese ohne Probleme lesen können.

Am Besten ist es natürlich, wenn Du die Slides vor Ort testest, in dem Du Dich auf den weit entferntesten Platz im Raum setzt und Dir Deine Folien von dort aus anschaust.

07. Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte

Bilder können Deine Ideen auf eine Art vermitteln, die ein Text einfach nicht kann. 80 Prozent nehmen wir mit den Augen war und während Dein Publikum das Bild betrachtet, bekommt es gleichzeitig noch auditive Informationen von Dir geliefert.

Wenn Dein Bild dann noch Emotionen auslöst, hast Du den Jackpot geknackt. Denn dann wird Dein Publikum Deinen Vortrag nicht so schnell vergessen.

Dabei achte aber darauf, dass du keine Clipart-Bilder verwendest. Diese sind meist nur sehr einfach und nicht für eine perfekte Powerpoint Präsentation geeignet.

Du kannst kostenlose qualitativ hochwertige Bilder zur kommerziellen Nutzung zum Beispiel auf Pixabay oder Pexel bekommen. Auch bei Google Bildersuche findest Du ebenfalls kostenlose Bilder zur gewerblichen Nutzung, wenn Du unter „Tools > Nutzungsrechte“ die Einstellung: „Zur Wiederverwendung und Veränderung gekennzeichnet“ anklickst.

08. Black Screen

Eine komplett schwarze Folie zwischendurch ist eine sehr effektive Methode, damit sich Dein Publikum wieder auf Dich fokussiert. Für folgende Situationen sind solche schwarzen Slides geeignet:

  • Wenn Du über etwas redest, was nichts mit den Folien zu tun hat.
  • Bei einer längeren Überleitung zwischen zwei Folien.
  • Bei einer Fragerunde (außer Du hast die passende Folie zur Antwort).
  • Am Ende Deiner Präsentation.

Es gibt dabei mehrere Möglichkeiten, den Bildschirm beziehungsweise Beamer auf schwarz zu schalten:

  • Wenn Du im Präsentationsmodus auf den Buchstaben „B“ drückst, wird der Bildschirm schwarz. Beim nochmaligen drücken kehrst Du wieder auf die selbe Folie zurück. Der Nachteil dabei ist, dass Du immer wieder mit der letzten Folie starten musst, anstatt gleich zum neuen Slide zu springen.
  • Viele Fernbedienungen für Slidepräsentationen haben die Option des Black Screen. Du musst nur auf die entsprechende Taste drücken und kannst mit dieser Taste auch wieder zur letzten Folie zurück kehren. Leider hast Du dabei genau das gleiche Problem wie bei der Taste „B“, nur das Du nicht zur Tastatur laufen musst, um den Screen schwarz zu schalten und umgekehrt.
  • Du kannst eine schwarze Folie an der jeweils richtigen Stelle einsetzen. Allerdings solltest Du den Slide mit Hilfe eines schwarzen Rechtecks einfärben, anstatt den Hintergrund einfach schwarz zu machen. Denn wenn Du Deine Präsentation auf einen anderen Computer lädst, wird die „Master File“ von Powerpoint oder Keynote den schwarzen Hintergrund automatisch wieder auf weiß setzen.

Hinweis: Rein weiße Slides gelten als unprofessionell, denn sie sind grell und lenken Dein Publikum ab.

09. Dein wichtigstes Werkzeug

Dein wichtigstes Werkzeug für die perfekte Präsentation ist eine Fernbedienung. Diese ist nicht teuer, lässt Dich aber in einem professionellen Licht erscheinen.

Achte darauf, dass Du die Fernbedienung nicht wie eine Pistole benutzt, sondern diese bedienst, ohne dabei Deinen Arm zusätzlich zu bewegen. Sie funktioniert auch, ohne das Du dabei auf den Empfänger zielst wie Wilhelm Tell auf den Apfel.

Sei auch sparsam im Einsatz mit dem Laser. Du solltest ihn nicht bei jeder Folie benutzen und schon gar nicht bei Text. Wer den Text lesen will, braucht nicht Deine Laserunterstützung dazu. Außer es stimmt etwas mit der Folie nicht, weil sie zu überladen ist.

Fange auch nicht an, die Fernbedienung erst auf der Bühne auszuprobieren. Am Besten Du übst damit schon mehrere mal ohne Publikum, damit Du Dich dann während Deines Auftritts sicher im Umgang mit der Fernbedienung fühlst.

Und vor allem, habe immer Ersatzbatterien mit dabei! Bei wichtigen Veranstaltungen solltest Du immer eine Investition in eine neue Garnitur von Batterien investieren und diese vor Deinem Vortrag einlegen.

10. Sprich zu Deinem Publikum

Viele Redner machen den Fehler und kleben an ihren Folien. Doch verwende niemals Folien als Deine Notizen. Das ist sehr amateurhaft. Denn die Slides sollen Deinem Publikum helfen und nicht Dir!

Falls Du doch mal ein Blick auf Deine Folien machen musst: Mach eine Pause, schau auf die Folie und wende Dich Deinem Publikum wieder zu. Erst dann fängst Du wieder an zu sprechen.

Damit Du auch nicht zu sehr an Deinem Bildschirm klebst, empfehle ich Dir, nicht die Notizfunktion zu benutzen. Auf Deinem Bildschirm sollte nur die aktuelle Folie, die nächste Folie und der Timer zu sehen sein.

Um die perfekte Powerpoint Präsentation zu erreichen, platziere Deinen Bildschirm so, dass Du möglichst von überall auf der Bühne sehen kannst, ohne Deinem Publikum den Rücken zuwenden zu müssen.

Extra Tipp: Aktion statt Danke

Wir alle haben es schon mehrere hundert mal gehört: „Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit“. Doch ein aufmerksames Publikum ist nicht der Verdienst des Publikums sondern das Resultat einer perfekten Powerpoint Präsentation.

Darum wäre es doch zum Schluss nochmal viel einprägsamer, anstatt mit einer abgedroschenen Floskel mit einer mitreißenden Handlungsaufforderung abzuschließen. Damit erreichst Du, das zumindest ein Großteil Deines Publikums auch nach Deinem Vortrag sich nochmal mit dessen Inhalt beschäftigt.

Darum entwickele jetzt gleich Deine perfekt Powerpoint Präsentation, damit Dir die Regeln in Fleisch und Blut übergehen!

Zusammenfassung

Folgende 10 Regeln solltest Du für eine perfekte Powerpoint Präsentation beachten:

  1. Verwende so viele Folien wie nötig, aber auf keinen Fall wie möglich
  2. Halte Deine Folien klar und übersichtlich
  3. Minimum 30 Punkte Schriftgröße
  4. Serifenschriftarten sind auf aktuellen Geräten besser zu lesen
  5. Verwende Aufzählungen sporadisch und über die gesamte Präsentation verteilt
  6. Teste Deine Folien auf gute Lesbarkeit
  7. Ein Bild sagt mehr als 1.ooo Worte
  8. Verwende Black Screens
  9. Verwende eine Dir bekannte Fernbedienung mit frischen Batterien
  10. Rede mit Deinem Publikum
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